O Google Docs é uma ferramenta da Google que permite ter todas as aplicações de edição (processador de texto, apresentações, folhas de cálculo, formulários, desenhos, tabelas) e organizar todos esses documentos por pastas, chamadas coleções.
Até aqui nada de estranho, mas tudo isto disponível num browser (programa que utiliza para navegar na Internet), sem necessidade de instalar qualquer programa e em qualquer computador do mundo com uma ligação à Internet, já parece algo de diferente. E se disser que em cada documento podem trabalhar várias pessoas ao mesmo tempo (no mesmo segundo) fazendo coisas diferentes... ah e sem estarem no mesmo local. Já lhe interessa? Então leia estas e outras vantagens do Google Docs... ah e é gratuito!
1 - Gratuita
A utilização do Google Docs é gratuita. Precisa apenas de ter uma conta Google (gmail). Mas leia bem as condições de utilização já que a Google irá utilizar alguns dos seus dados pessoais!
2 - Aceder aos seus documentos em qualquer lugar
Potencialmente em qualquer lugar, só precisa de uma ligação à Internet, um computador, smartphone ou tablet e um browser (programa com que navega na internet). Com estas três condições pode aceder aos seus documentos em qualquer lugar!
3 - Mobilidade - Está disponível nos telemóveis (smartphones)
Permite-lhe, em qualquer altura, ler, editar, manipular um documento, sem necessidade de levar um peso enorme consigo... basta um smartphone. Por isso permite-lhe mobilidade total (haja uma ligação à Internet!).
4 - Ficheiros em vários formatos.
Apesar da mobilidade, alguma vezes queremos ter os ficheiros, por várias razões. O Google Docs permite exportar os ficheiros para formatos tradicionais como pdf, html, xls, csv, etc, permitindo utilizar outras aplicações comuns como o Microsoft Office. Pode ainda criar ficheiros ZIP para transferir vários ficheiros de uma vez.
5 -Pesquisar
Utilizando as ferramentas de pesquisa do google, pode encontrar facilmente o documento que necessita.
6 - Acessibilidade e Organização
Para além de poder aceder aos seus documentos de qualquer lugar e de pesquisar documentos de forma simples utilizando a tecnologia de pesquisa do Google, pode ainda criar coleções (pastas ou subpastas), para manter os seus documentos organizados. Pode até atribuir-lhes códigos de cor para serem mais fáceis de encontrar.
7 - Paginas web instantâneas
A possibilidade de gravar um documento em HTML, transforma-o imediatamente numa página de Internet. De um momento para o outro deixa de ter uma apresentação e passa a ter uma página de Internet (por exemplo).
8 - Converter pdfs para imagens e textos editáveis.
Atenção aos direitos de autor. Esta funcionalidade só é possível se o documento pdf não estiver protegido. Ai enviar o documento pdf para o Google Docs é questionado se pretende converter o documento para o formato do Google Docs ou manter em PDF. Converter para o formato Gogle Docs torna o ficheiro editável. Depois pode usar a função descrita no número anterior para guardar novamente o ficheiro no formato pretendido.
9 - Criar formulários
Para mim, uma das grandes vantagens do Google Docs é a possibilidade de criação de formulários que podem ser embebidos em páginas de internet ou em LMS como o Moodle. Para além disso, os dados são recolhidos em folhas de cálculo, ultrapassando o passo de inserção de dados necessários para análise estatística. Permite ainda a criação de pequenos questionários (utilizáveis em avaliação formativa) e de análise rápida.
10 - Partilhar documentos e criar equipas de trabalho
A construção individual de um documento, no processo tradicional, implicava o envio do documento a outros para revisão e, em regra, obrigava a que alguém fizesse a revisão de vários documentos compilando-os num único.
A possibilidade de permitir a alguém (identificado e registado) a edição do documento é uma das grandes mais valias do google docs.
Com esta funcionalidade pode formar equipas. Com um convite por e-mail, várias pessoas poderão editar o documento de qualquer parte do mundo e em simultâneo. Todas as versões do documento serão registadas, o que permite voltar às versões anteriores.
Em casos especiais poderá autorizar a edição de documentos a quem não tenha contas Google (sem necessidade da pessoa se identificar - atenção à segurança deste procedimento).
Como partilhou também pode remover as pessoas dos documentos partilhados a qualquer altura.
11 - Conversar em tempo real com quem está na equipa a editar o documento
Quando partilha um documento, pode ver, a qualquer momento, quem está a editar o documento. Com um clique pode abrir uma pequena janela de conversação e discutir com ele(a) algum pormenor da edição.
12 - A partilha não se limita a documentos. Pode partilhar pastas inteiras.
Tem vários documentos para partilhar, copie-os para uma coleção e partilhe a coleção. Atenção que ao partilhar uma coleção está a partilhar todos os documentos e coleções que estão dentro dessa coleção.
13 -Controlar as alterações sem ter de verificar o documento
Pode definir alertas que o avisarão sempre que o documento for alterado por alguém, diretamente para o seu e-mail, evitando ter de visitar o documento para verificar se houve alterações.
14 -Outra partilha - Embeber conteúdos nos documentos
Pode embeber vídeos, formulários e outros objetos em documentos e apresentações, até porque estando on-line tem a vantagem de tirar proveito dessas ferramentas.
15 - Mais uma forma de partilha - Embeber qualquer documento em páginas de internet
Pode publicar os seus documentos em plataformas LMS (ex: Moodle) no facebook, em blogues, etc.
16 - Pode ainda partilhar por e-mail, sem enviar anexos
Basta colocar o endereço do local onde está o documento, ou utilizar a ferramenta de envio por e-mail do Google Docs.
17 - Reverter documentos
Em situações de partilha, alguém pode dar cabo do documento por engano. Não há problemas, as versões anteriores ficam gravadas e pode-se reverter o processo.
18 - Inserir fotografias pela técnica drag-and-drop
Imagine que tem uma fotografia ou imagem no disco do seu computador e a pretende colocar num documento, basta abrir a pasta que contém a fotografia, clicar e arrastá-la para o documento. O processo de colocação será automático.
19 -Desenhar nos documentos
Há um conjunto de ferramentas que lhe permitem desenhar objetos nos seus documentos.
20 - Marcadores
Pode criar-se marcadores que facilitem a navegação dentro de um documento (por exemplo encontrar um capítulo, tabela ou imagem).
21 - Dados em tempo real
É possível programar uma folha de cálculo para recolher, por exemplo, cotações da bolsa em tempo real, população de várias cidades do mundo entre outros dados quantitativos e mesmo listagens de conceitos.
22 -Criar documentos que se auto atualizam
Imagine que está a recolher dados com um formulário e que pretende fazer gráficos a partir desses dados. Acabou a produção de um gráfico e pretende colocá-lo num relatório. Não tem de repetir este processo sempre que os dados são alterados, com alguns cliques pode estabelecer rotinas que o façam automaticamente.
23 -Criar Gráficos
Tal como noutras ferramentas de folha de cálculo é possível criar gráficos a partir dos dados inseridos ou recolhidos (se utilizou o formulário) para criar gráficos.
24 - Editor de Expressões Matemáticas
O Google docs tem uma ferramenta de edição de equações que permite uma rápida formatação de uma expressão matemática num documento.
25 - Proteger zonas de uma folha de cálculo.
Congelar ou ocultar colunas pode ser uma forma de proteger determinadas zonas de uma folha de cálculo que se queiram proteger.
26 - Validação de dados em folhas de cálculo
Um exemplo prático, está a recolher avaliações na escala de 1-5 e um colaborador, por engano, introduz um valor na escala de 0-20. Podem ser programadas condições de validação para cada célula de uma folha de cálculo que avisem o colaborador que os dados saem fora dos valores padrão definidos (neste caso algo do género: "Por favor introduza valores na escala de 0-5"
27 - Cores das células que mudam com os dados
Pode riar regras de formatação das cores de uma célula, consoante os dados que nela aparecem.
28 - Brainstorming
Uma das aplicações do trabalho colaborativo num documento pode ser criar um brainstorm em que cada pessoa regista as suas ideias. Facilita o processo de registo e não cria interrupções, já que cada pessoa regista os seus pensamentos.
29 - Templates
O Google Docs tem um conjunto de templates (documentos pré-formatados) que lhe podem servir de guia para construir documentos para funções específicas, não necessitando de os começar a construir de base. Explore a Galeria. Pode ainda criar os seus próprios modelos, mantendo-os privados ou partilhá-los com colegas.
30 - Ferramenta de Dicionário
O Google Docs coloca à sua disposição um dicionário em várias línguas e uma enciclopédia que o poderá ajudar na construção dos documentos. Para ativar esta ferramenta deve ir às opções.
31 - Utilização de atalhos de teclado.
Tal como para a maioria dos programas instalados no seu computador, há uma série de combinações de teclas que permitem executar funções sem a utilização do rato (uma das mais conhecidas é a utilização da combinação Ctrl+C para copiar ou Ctrl+V para colar). Muitos outros atalhos de teclado estão disponíveis, explore-os e seja mais rápido a produzir os seus documentos.
32 - Ferramenta de autodetecção de links
Se iniciar a introdução de um URL (endereço de uma página) a ferramenta de auto deteção de links, evitando que tenha de introduzir o URL completo.
33 - Verificar o número de visitas
Aliando o Google docs a outras ferramentas do Google, como o Google Analytics, pode ficar a saber quantas pessoas viram o documento.
34 - Ferramentas de Dicionário, Ortografia e Tradução
O Google Docs tem ferramentas de Dicionário, Ortografia e Tradução que facilitam algumas tarefas.
35 - Ferramentas de Classificação de Exercícios/Questionários
O Google Docs permite a instalação de pequenos gadgets (scripts) que podem ser muito úteis. Um deles o Flubaroo permite a classificação de questionários de forma automática, produção de relatórios e envio dos resultados por e-mail para cada aluno.
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Fonte: http://aprenderconsigo.blogspot.com.br/2012/06/35-funcionalidade-do-google-docs-uteis.html?spref=fb
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